O mercado de eventos já passava por transformações intensas antes de a covid-19 aparecer, mas a pandemia atingiu amplamente o setor (em todas as suas ramificações) antecipando uma série de processos.
Mudar e se adaptar faz parte da essência da profissão do produtor de eventos e nesse momento a transformação digital precisa ser vista como aliada.
Características do mercado
Recentemente realizamos uma pesquisa com clientes, parceiros, funcionários e participantes, e encontramos sete motivos que levam as pessoas a frequentar eventos presenciais e os resultados foram, nesta ordem: networking, educação e aprendizado, inspiração, escapada e boa comida (coquetel, almoço, jantar, coffee break), marketing e alcance.
Com a tecnologia, se bem aplicada, podemos atingir até seis desses anseios e ainda acrescentar o reconhecimento.
Somente a fuga, ainda não podemos oferecer num evento online, mas até coquetéis online são possíveis, com envio da comida para onde as pessoas estão.
Veja o meu exemplo pessoal. Neste ano eu iria até o Canadá para participar de um congresso, onde gastaria cerca de US$ 5 mil entre entrada, passagem aérea e hotel.
Quando o evento foi modificado pela circunstância atual, meu gasto para assistir ao mesmo evento da minha casa foi de apenas 5% do total que eu tinha programado.
Ao mesmo tempo, fiquei feliz em saber que mais pessoas puderam participar, pois online o evento se tornou mais acessível.
O evento continua na minha agenda, para que no ano que vem eu possa ir pessoalmente desfrutar da minha fuga e, claro, conhecer o país.
Também gosto muito de ir ao teatro e quero continuar frequentando-o fisicamente. Por enquanto, não tenho escolha a não ser assistir de casa, mas conto os minutos para voltar a desfrutar da energia de um espetáculo presencial.
Por isso, acredito e aposto que, no futuro, todos, ou quase todos, os eventos serão híbridos e irão oferecer, no total, oito características das mencionadas anteriormente – dando poder ao participante para decidir que tipo de experiência quer viver naquele momento.
Tecnologia aliada aos eventos
O networking, principal motivo para ir a um evento, não pode ser esquecido.
E nesse sentido, a tecnologia vem permitindo que participantes possam se conectar, inclusive, com os palestrantes.
Também acredito nas soluções de gamificação, pois os adultos são motivados pelo jogo, e a competição gera uma ligação emocional com o evento.
Além disso, a criação de uma rede social privada ajuda a gerar engajamento e incentiva a criação de comunidade, inspirando as pessoas e podendo incentivar mais edições.
O resto é conseguido através da participação das pessoas no chat ou com perguntas aos expositores.
Os produtores e organizadores vão se adaptar à nova realidade de eventos focando mais nos participantes e nos conteúdos, que são o segundo e o terceiro motivo para ir a um evento.
Isso porque, nos eventos online, a máxima do “menos é mais” é mandatória.
Ou seja, eles devem ser breves, com conteúdo sendo o principal chamariz (inteligente, inovador, inspirador e de qualidade).
Além disso, um bom investimento em marketing digital ajuda a antecipar como será a experiência e os motivos para participar do evento.
O sucesso de um evento é medido, entre outros fatores, pela capacidade de engajar o público e desenvolver equipes – que já citamos -, atrair novos negócios e, principalmente, gerar resultados para clientes, patrocinadores e fornecedores com o seu alcance.
Para isso, a rede de contatos que é feita em reuniões podem ser virtualmente mais bem estruturadas e gerar muito mais retorno.
Confidencialidade de dados
Estamos na era em que os dados são um bem valioso, bem como sua confidencialidade.
Portanto, é imprescindível que o evento e as plataformas sigam as regras da Lei de Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Ouso dizer ainda, que um evento presencial nunca voltará a ser o mesmo e nunca alcançará os mesmos resultados de um evento virtual.
Claro que é diferente estar na tela e estar fisicamente reunido, no entanto, os profissionais de eventos que já conhecem muito bem as ferramentas analógicas, agora terão que investir muito mais conhecimento das novas tecnologias.
Aqui está uma grande oportunidade que acaba de surgir e vai se destacar quem sair na frente.
- Álvaro Falcón é CEO da Swaper
