Processos tradicionais de aprovação e auditorias das transações Procure to Pay (da compra ao pagamento) são suficientes para evitar fraudes, desperdícios e abuso de despesas em sua organização?
As evidências sugerem que não.
Estudo recente da Chrome River mostrou que fraudes com despesas cometidas por funcionários custariam às empresas dos Estados Unidos mais de US$ 2,8 bilhões por ano.
Nos setores público e de educação superior, vemos inúmeras notícias sobre funcionários que fazem mau uso desses fundos ou colocam as organizações em risco, ao ignorar controles importantes.
Mas, apesar disso, podemos afirmar que a maioria dos funcionários vêm fazendo o certo. Pesquisas apontam que a maioria das fraudes (80%) é realizada por apenas 5% dos funcionários.
E os tipos de problemas que as empresas estão tentando prevenir incluem:
- compra de itens pessoais com cartões corporativos;
- aumento nos valores de relatórios de despesas com viagens pessoais ou gastos não autorizados;
- compras diretas para fornecedores favorecidos, e
- uso indevido de prêmios patrocinados.
Menos preocupantes, mas também problemáticas, são as violações de políticas estabelecidas pela empresa, como falta de documentação necessária para apoiar processos e requisitos de compras como cotações ou leilões; divisão de uma grande compra em múltiplas transações para evitar quebra de limites.
Além disso, o atual volume massivo de transações financeiras torna quase impossível para uma grande organização resolver esses desafios de forma manual, 100% auditada.
Por outro lado, o custo desses processos para empresas pequenas e médias também é proibitivo.
Por isso, surge a necessidade de um sistema automatizado, que pode revisar cada transação, usando analíticos preditivos para estimar o risco que cada transação representa para a empresa.
Essa abordagem permite que os gestores concentrem-se na revisão das aprovações, enquanto os auditores focam sua atenção em itens de maior prioridade, economizando recursos, reduzindo desperdícios e fraudes.
É lógico que grandes escândalos com fraudes já oferecem a evidência necessária para compreender porque um sistema automatizado pode reduzir todos esses riscos.
Desafios
As organizações frequentemente dependem de revisão e autorização para garantir a integridade das transações financeiras.
Embora muitos gerentes sejam responsáveis, nem todas as aprovações recebem a atenção apropriada. Muitos executivos estão extremamente ocupados e clicam o botão “aprovar” sem fazer a revisão detalhada necessária.
Em outros casos, os gestores confiam em seus funcionários e não revisam detalhes dos relatórios de despesas ou pedidos de compra, especialmente se estiverem dentro do orçamento.
Há também o caso de funções delegadas a funcionários mal preparados para examinar pedidos ou despesas.
Um sistema automatizado ajuda na revisão, para que os gestores possam questionar as transações de alto risco. Risco significa um cálculo matemático que combina muitos fatores que, juntos, formam o risco de uma transação para a empresa.
Score de risco
A experiência mostra que existe uma correlação direta entre ter dados para informar as decisões no início do processo e taxas mais altas de compliance.
Se uma organização tiver notificações automatizadas para regras específicas que sejam violadas e score de riscos para ajudar a priorizar e concentrar sua atenção, o processo de revisão e auditoria será mais preciso, eficiente e efetivo.
A avaliação de risco baseia-se em muitos fatores, incluindo as fontes de financiamento que estão sujeitas à auditoria externa, altos montantes que exigem revisão segundo as políticas da empresa – e valores um pouco abaixo da “nota de corte”, e as categorias de compra que se mostram mais suscetíveis a abusos.
Revisão automatizada
A tecnologia disponível hoje pode revisar automaticamente um texto com recibos ou dados de um cartão para descobrir sinais de gasto ou uso impróprios.
Com a automação, essas revisões ocorrem de forma mais efetiva e com custos menores do que processos manuais tradicionais.
Elas incluem verificações de:
- recibos para itens não aprovados (como bebidas ou diversão);
- passagens aéreas para pessoas que não são funcionárias da empresa;
- tipo de serviços impróprios como passagens de primeira classe ou aluguel de carros de luxo;
- reservas de hotéis fora do local de destino pré-aprovado;
- noites adicionais de hotéis e serviços extras como spa, ginástica etc.
Como alguns desses itens podem ser permitidos, o refinamento dos modelos preditivos e regras de negócios significa que os falsos positivos podem ser reduzidos.
Mudança de hábitos
A fraude tem sido definida como resultado da pressão, racionalização e oportunidade.
Ações impróprias ocorrem quando as pessoas percebem que podem reduzir tempo ao usar atalhos e têm a certeza de que não serão pegas.
Com a adoção de checagens automatizadas e sofisticadas, e a divulgação desses controles, as equipes saberão que podem ser descobertas, o que resultará num compliance voluntário.
Enquanto isso, o sistema automatizado continua procurando novos tipos de inconformidades e ajuda a prevenir novas abordagens para burlar processos e controles.
Ao longo do tempo, essa estratégia resultará em um custo reduzido de compliance, melhor uso dos contratos e gastos adequados às políticas estabelecidas, reduzindo custos dentro dos processos Procure to Pay.
Vale a reflexão.
- Fabrício Ikeda é especialista em Fraudes, Crimes Financeiros e Compliance da Fico Decisions
